Ein Hoch auf die Personalabteilung

Kreativität statt Perfektionismus: Wege aus der Krise

Innerhalb eines Unternehmens sind sie die stillen Helden des Arbeitsalltags. Es sind die, die beständig Ausschau halten und nicht eher ruhen, bis sie die Besten gefunden haben. Die mit der unvergleichbaren Menschenkenntnis. Die, die organisieren, prüfen und Bescheid wissen, die immer ansprechbar sind, wenn der Schuh drückt und das alles mit einer Engelsgeduld. Die Rede ist von den Personalabteilungen. Sie sind die Retter in der Not, wenn es zu viel Arbeit für zu wenig Menschen gibt oder umgekehrt. Mehr denn je werden sie aktuell gebraucht, denn es gibt so viel zu tun. In Krisenzeiten wie dieser haben Personalabteilungen neben den Daily Basics noch viel mehr auf ihrer Liste und sind gezwungen, ihr Spektrum um einige Herausforderungen zu erweitern. Doch was genau müssen Personalabteilungen jetzt an Mehr leisten und wo bestehen Chancen für die Zukunft?

Eine Menge um die Ohren: was Personalabteilungen jetzt leisten

Klassische Personalabteilungen haben aktuell jede Menge um die Ohren. Doch es entstehen auch Chancen. Durch die Krise sind die Mitarbeiter*innen enger zusammengewachsen. Es herrscht mehr Solidarität. Diese gilt es zu nutzen, gemeinsam zu wachsen und so effizient die Zusammenarbeit im Team zu steigern. Das bedeutet auch, sich gegenseitig zu unterstützen, zu motivieren und zu helfen.

Durch den Umbruch in der Unternehmenswelt und die Veränderungen durch die aktuelle Situation wird Agilität immer wichtiger. Mehr denn je sind Austausch und stetige Kommunikation gefragt. Neue Arbeitsmodelle und kreative Ideen, die lange nicht genügend beachtet wurden, können nun auf fruchtbaren Boden fallen. Dazu gehört zum Beispiel die Arbeit im Home-Office. Fragen der Sicherheit sowie rechtliche Fragen oder auch Prüfung von rechtlichen Rahmenbedingungen zur Kurzarbeit müssen geklärt werden.

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„Es entsteht ein neues Verständnis von Solidarität untereinander.“

So sind immer mehr Unternehmen gezwungen, neue digitale Kompetenzen zu erwerben. Personalverantwortliche müssen in diesem Punkt zum Beispiel Fragen der Sicherheit sowie rechtliche Fragen abklären und neue Arbeitszeitmodelle mit den Beschäftigten aushandeln.

Was aber unbedingt vermieden werden sollte, ist ein Klima der Angst und Unsicherheit. Hier ist Fingerspitzengefühl seitens der Personalabteilung gefragt. Transparenz statt vorschnelle Überreaktionen seitens der Geschäftsleitung hilft den Mitarbeiter*innen, sich schnell an die neue Situation zu gewöhnen.

Strategische Personalplanung wird mehr und mehr zum Thema

Die HR-Abteilungen müssen in diesen Zeiten besonders besonnen vorgehen. Mehr denn je haben sie nun die Aufgabe, den Personalbedarf individuell zu berechnen und den Menschen als Ressource strategisch einzusetzen. Kurzarbeit kann eine von vielen Sparmaßnahmen sein, um einen dauerhaften Personalabbau als Folge der Corona-Krise zu verhindern. Wenn es Unsicherheiten gibt, wie die Ressourcen-Verteilung in den kommenden Monaten und Jahren sein wird, so bietet sich durch Vendor-Management-Systeme wie ivocoPro eine perfekte Unterstützung. Das agile Software-System von ivocoPro kann Unternehmen helfen, in Kontakt mit ihren Lieferanten zu bleiben und auch zeitlich begrenzte Ressourcen sicher, schnell und ohne aufwändigen Papierkram einfach digital zu organisieren. Dies kann beim Thema strategische Personalplanung von großem Nutzen sein.

New Work Now! Lerneffekte entstehen lassen

Wer vorher nicht digital aufgestellt war, sollte es jetzt werden. Durch diese Erkenntnis entstehen Lerneffekte, die dauerhaft zur Optimierung des Workflows beitragen. Ein Thema ist zum Beispiel digitales Onboarding und Recruiting. Mehr und mehr große Konzerne wie die Deutsche Bahn setzen auf digitale Medien zum ersten Kennenlernen eines Bewerbers. Wie bewährt sich die viel besungene Menschenkenntnis der Personaler*innen eigentlich bei einem Skype-Call?

Effizienz und Produktivität müssen nicht an einem 8 Stunden 9 to 5 Arbeitstag gemessen werden. Die Prozesse sollten viel ergebnisorientierter werden, und kreative Lösungen fördern auch die Zufriedenheit des Personals. Viel entscheidender als das Wann sind also das Was und das Wie eines Workflows.

„Wenn du etwas so machst, wie du es seit zehn Jahren gemacht hast, dann sind die Chancen groß, dass du es falsch machst.“
- Charles Kettering, US-amerikanischer Wissenschaftler -

Das sieht man auch im internationalen Vergleich, wo sich besonders im Schulsystem erhebliche Lücken in Sachen Digitalisierung abzeichnen. Zu lange hat man an alten Strukturen und Abläufen festgehalten und ist digitalen Tools noch mit Skepsis gegenübergetreten. Diese Tatsache trifft besonders auf viele kleine oder mittelständige deutsche Unternehmen zu. Doch damit ist jetzt Schluss: Arbeitsabläufe müssen neu gedacht, Organisation neu strukturiert werden.

Konkret heißt das, Mitarbeiter*innen sollten jederzeit Zugriff auf cloudbasierte, verschlüsselte Systeme haben und von überall aus arbeiten können. Dasselbe gilt für Lieferanten und Personaldienstleister.

Herausforderungen sind zum Beispiel: Wie kann man die Arbeitszeit erfassen? Wo lassen sich wichtige Dokumente ablegen und finden? ivocoTec kann Unternehmen in Fragen der Organisation beraten durch effizientes Vendor-Management Zeit sparen, die die Personalabteilungen derzeit dringend brauchen, etwa für die Ressourcenplanung.

Gleichzeitig gehört zur New Work auch, dass Unternehmen sich auf neue Kommunikationsmodelle einigen. Der Workflow sollte flexibler sein und das Personal individuell nach Talenten eingesetzt und nach persönlichen Bedürfnissen zugeteilt werden. Effizienz erreicht jede*r auf unterschiedliche Weise.

Wie wird sich der Arbeitsmarkt nach der Krise verändern?

Transformiert sich der Arbeitnehmermarkt wieder zu einem Arbeitgebermarkt? Wie wird sich die Krise in Zukunft noch auf dem Markt auswirken? Neben einer höheren Akzeptanz von Home-Office in den Unternehmen sollte auch die Agilität sowie der Zusammenhalt im Team gestärkt werden.

„Es entscheidet nur noch das Wie und nicht mehr das Wann.“

Letztendlich gilt es nicht nur für Personalabteilungen zu reflektieren: Was bedeutet dies für die Zukunft? Welche Lehren können Personalabteilungen aus den nun gemachten Erfahrungen ziehen? Was kann man daraus lernen? Wie können Personalabteilungen, Geschäftsführung und Mitarbeiter*innen noch enger zusammenarbeiten? Welche Schlussfolgerungen zieht das Unternehmen aus der Situation?

Mehr dazu im 2. Teil: Diese HR Trends sind nun auf dem Vormarsch

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