Vendor-Management-Projekte schnell und einfach koordinieren

Vendor-Management bezeichnet zunächst die Organisation der Lieferanten eines Unternehmens. Dabei ist insbesondere der Einsatz von Fremdpersonal für alle Beteiligten besonders kommunikationsintensiv – und damit anfällig für Probleme.

Anforderungen an Master-Vendor-Projekte

Die Anforderungen an das Recruiting, bedingt durch den Fachkräftemangel, sowie hohen Wettbewerbsdruck und mangelnde interne Kapazitäten sind hoch. Master-Vendor-Projekte bieten hier eine optimale Lösung, um den Flexibilitätsanforderungen gerecht werden zu können. Dies ist besonders sinnvoll bei einem hohen organisatorischen und administrativen Aufwand durch eine regelmäßige Nutzung und Einsatz von Zeitarbeit.

Vor allem wenn mehrere Lieferanten, beispielsweise in einem Master-Vendor/ Co-Vendor-Verhältnis, an einem Projekt beteiligt sind, offenbart sich, wie viele Ressourcen sich durch optimiertes Vendor-Management einsparen lassen. Zwischen Master-Vendor und seinem Kunden gilt dabei ein Rahmenvertrag, sodass der Master-Vendor als Vertreter des Kunden Arbeitnehmerüberlassungsverträge mit den Co-Lieferanten abschließt.

Dabei sind die Ansprüche an Master-Vendor hoch. Die Beteiligung an Vendor-Management-Projekten verlangt ihnen insbesondere Flexibilität sowie einen hohen organisatorischen und administrativen Aufwand ab. Sie müssen für ihren Auftraggeber passgenaue Lösungen bereitstellen und schnell reagieren können, wenn Änderungen im Projektablauf auftreten. Nur so können Vendor-Management-Projekte erfolgreich ablaufen.

Uneingeschränkte Klarheit für alle Beteiligten

Bei einem idealen Projektverlauf werden die Anforderungen und Bedürfnisse von Co-Lieferanten und Master-Vendor gleichermaßen berücksichtigt. Für Co-Lieferanten sollten alle nötigen Absprachen mit dem Master-Vendor vereinfacht werden. Auch ist eine zentrale Plattform, in der sie alle für ihren Personaleinsatz benötigten Dokumente einstellen können, sehr wichtig. So können die beteiligten Lieferanten schneller auf Ausschreibungen reagieren und es werden Missverständnisse oder ähnliche in der Kommunikation auftretende Probleme vermieden.

Für den Master-Vendor wiederum ist eine mühelose Kontrolle von allen Bescheinigungen und Nachweisen von Verleihern und Leiharbeitnehmern wie Unbedenklichkeitsbescheinigungen oder Vorsorgeuntersuchungen entscheidend. Das richtige Vendor-Management-System kann die Personaleinsatzplanung dabei deutlich optimieren: Es ermöglicht mühelose Ausschreibungen und schnellere Auswahlverfahren durch ein zentralisiertes Lieferantenmanagement. Dass sich darüber hinaus Auftragsvergaben beschleunigen und Einsatzplanungen übersichtlicher werden, reduziert wiederum Kosten in der Verwaltung, Administration und Koordination.

Sowohl der Master-Vendor als auch die Co-Lieferanten müssen dabei jederzeit auf dem aktuellen Stand sein. Die Koordination sollte bestenfalls für mehrere Standorte zugleich durchgeführt werden. Im Idealfall werden alle Parteien in Echtzeit informiert, so dass keine Reibungsverluste durch zeitversetzte Kommunikation entstehen.

Mit ivocoPro auf der sicheren Seite

ivocoPro bietet eine optimale Lösung für diese Herausforderungen: Zum einen ist das Tool multimandantenfähig. Das bedeutet, dass es für alle an einem Projekt beteiligten Akteure eine zentrale Plattform bietet, in der sich alle relevanten Informationen übersichtlich zusammenführen lassen. Es lässt sich im Dashboard außerdem den individuellen Bedürfnissen entsprechend anpassen.

Als Master-Vendor profitieren Sie von den in ivocoPro hinterlegten Ausschreibungsvorlagen. Die dadurch beschleunigten Veröffentlichungen werden ihren Co-Lieferanten sofort angezeigt. Diese ordnen ihrer Ausschreibung daraufhin Kandidatenvorschläge zu. Der so ermöglichte, direkte Vergleich befähigt Master-Vendor-Nutzer zu einer kinderleichten Auswahl der geeignetsten Kandidaten für ihre Projekte.

Mit ivocoPro ist es außerdem ein Leichtes kurzfristige Entscheidungen zu treffen, damit behalten alle Beteiligten den Überblick. Gleichzeitig behalten Master-Vendor-Nutzer die Kontrolle über den Informationsfluss und entscheiden ganz genau, wann welche Dokumente und Informationen an wen weitergeleitet werden. Im Ausschreibungsprozess können beispielsweise Karenzzeiten und Quotenregelungen festgelegt werden.

Personalisierung nach den eigenen Wünschen

Dass mit ivocoPro alle Parteien auf einer gemeinsamen Plattform miteinander kommunizieren, sorgt für einen transparenten, nachvollziehbaren und agilen Projektverlauf. Alle Beteiligten verfügen jederzeit über den gleichen Informationsstand. Trotzdem können Sie als Master-Vendor das Tool nach den eigenen Wünschen entsprechend personalisieren. Darüber hinaus hinterlegt ein professionelles Compliance-System alle Kandidatenprofile, Zertifikate und weitere Dokumente stets DSGVO-konform im Tool. So gelingen Ihre Master-Vendor-Projekte nahezu mühelos.

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