Fremdpersonal smart managen – mit dem richtigen Tool kein Problem

Das Arbeitnehmerüberlassungsgesetz (AÜG) ist so komplex wie dieses Wort lang ist – es betrifft AÜV, ÜHD, DSGVO, VBG und noch viel mehr. Mit einem Werkzeug, das Ihnen übersichtliches und rechtssicheres Fremdpersonalmanagement ermöglicht, halten Sie also den Schlüssel für bedenkenlose und agile Personaldienstleistungen in der Hand.

Auf den ersten Blick wirken die vielen Regelungen zu Übernahme und Einsatz von Fremdpersonal kompliziert und unübersichtlich. Dabei ist die Einhaltung aller gesetzlichen Vorgaben häufig nur eine Frage des richtigen Tools. Denn damit systematisieren Sie die schrittweise Erfüllung aller nötigen Bestimmungen und schaffen übersichtliche Prozesse, die Ihr Fremdpersonalmanagement zur Routine werden lassen. In diesem Artikel haben wir alle relevanten Punkte für Sie zusammengestellt.

Klarheit steht an erster Stelle

Grundlage jedes regelkonformen Fremdpersonalmanagements ist die genaue Definition der Vertragsverhältnisse: Wird ein Zeitarbeitsvertrag, ein Werk- oder ein Dienstvertrag geschlossen? Etikettenschwindel kann in diesem Punkt zu empfindlichen Bußgeldern von bis zu 30.000 Euro führen. Seien Sie sich also im Klaren darüber, welche Vertragsform sich für Ihr Vorhaben am besten eignet und benennen Sie diese eindeutig. In den zugehörigen Rahmenverträgen mit Verleih-Unternehmen müssen alle nötigen Faktorensätze wie beispielsweise Branchenzuschläge oder Sonderzahlungen fest definiert werden.

Ein weiterer wesentlicher Punkt zur optimalen Personaleinsatzplanung ist die Vorlage aller erforderlichen Bescheinigungen von Unternehmen und den einzusetzenden Mitarbeitern. Dazu zählen:

  • die Arbeitnehmerüberlassungserlaubnis
  • ein Nachweis über die Beitragszahlung in der Verwaltungs-Berufsgenossenschaft (bezüglich der Unfallversicherung)
  • entsprechende Nachweise zur Befähigung und Versicherung des Fremdpersonals
  • eine Arbeitserlaubnis von Mitarbeitern

Einhaltung der Gesetze ist gesetzt

Der Arbeitnehmerüberlassungsvertrag (AÜV) muss vor Arbeitsantritt des Leiharbeitnehmers bei Entleiher und Verleiher unterzeichnet vorliegen. Außerdem gilt es im Rahmen der DSGVO den Datenfluss strengstens zu kontrollieren: Bei einer Absprache zwischen Personalabteilung und weiteren Fachbereichen des Entleihers dürfen die Dokumente von Kandidaten nicht unkontrolliert verteilt werden. Vorsicht ist außerdem geboten, wenn ein Kandidat nicht für einen Einsatz berücksichtigt werden kann, aber seine Daten vorgehalten werden sollen.

Darüber hinaus ist die gesetzlich bindende Überlassungshöchstdauer von 18 Monaten ebenso einzuhalten wie die festgelegte Einsatzplanung sowie bestehende Gültigkeitsfristen aller relevanten Bescheinigungen. Etwaige Genehmigungsverfahren nach Budgetfreigabe sind ebenfalls zu beachten. Für eine Erstbelehrung nach dem Infektionsschutzgesetz des Leiharbeitnehmers ist der Entleiher übrigens genauso verantwortlich, wie für seine Zeiterfassung und die (Nach-)Zahlungen der Sozialabgaben und der Lohnsteuer - es gilt die sogenannte Subsidiärhaftung.

Komplexe Themen erfordern besonders übersichtliche Tools

Um nicht gegen gesetzliche Vorgaben zu verstoßen, müssen Entleiher also eine Vielzahl unterschiedlicher Vorgaben im Blick behalten und dafür Sorge tragen, dass alle Unterlagen und Dokumente jederzeit vorliegen und auf dem erforderlichen Stand sind. Händisch sind diese komplexen Aufgaben kaum zu lösen und auch beim Einsatz einer Vendor-Management-Software muss darauf geachtet werden, dass tatsächlich alle relevanten Aspekte berücksichtigt werden. Denn nicht jedes Tool deckt alle rechtlich relevanten Punkte ab und liefert dem Entleiher die notwendige Übersicht und Hilfe.

ivocoPro bietet insbesondere ein wirksames Dokumentenmanagement, mit dem sowohl Entleiher als auch Verleiher alle Bescheinigungen und Nachweise ihrer Einsätze und Mitarbeiter mühelos kontrollieren können. Darüber hinaus ermöglichen Ihnen die vielen Features von ivocoPro die vollumfängliche Optimierung Ihres Zeitarbeitsmanagements. Seine Funktionen bieten neben mühelosen Ausschreibungen und schnelleren Auswahlverfahren eine zentrale Plattform für Ihr Lieferantenmanagement. Als Nutzer können Sie sich somit über beschleunigte Auftragsvergaben und eine übersichtlichere Einsatzplanung freuen. All diese Faktoren führen unweigerlich zu einer Reduktion der Kosten von Verwaltung, Administration und Koordination.

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