Sicherer Umgang mit Personendaten – alles eine Frage des richtigen Tools

Dass der Austausch von Mitarbeiterdaten dem Datenschutzgesetz unterliegt, ist richtig und wichtig. Die Einhaltung aller Vorgaben ist deshalb eine sensible Angelegenheit, die – erst recht für Nicht-Juristen – nicht immer übersichtlich und einfach zu bewerkstelligen ist. Mit ivocoPro gelingt Verleihern und Entleihern von Arbeitskräften indes der transparente und rechtssichere Datenaustausch mit Leichtigkeit.

ivocoPro: Sensibel und kompetent im Datenschutz

Insbesondere in sogenannten „verbundenen Unternehmen“ – also solchen, in denen sich mehrere GmbHs zum Beispiel in Konzernen oder Holdings verflechten – tritt der Austausch von Mitarbeiterdaten untereinander häufig auf. Bereits eine zentral geregelte Personalplanung und -verwaltung oder gemeinsame Projekte machen einen Datentransfer erforderlich. Der Austausch von personenbezogenen Daten von Leiharbeitnehmern, die im Unternehmensverbund eingesetzt werden, liegt deshalb in der Natur der Sache.
Die Vorteile einer zentralisierten und digitalisierten Verwaltung von Mitarbeiterdaten liegen auf der Hand. Damit sie nicht zum rechtlichen Fallstrick wird und alle relevanten Informationen an die für sie bestimmte Stelle gelangen, ist ivocoPro so konzipiert, dass die Einhaltung aller Vorgaben der DSGVO und des Bundesdatenschutzgesetzes für Sie als Nutzer mühelos vonstattengeht.

Die Gesetzeslage in Deutschland – Grundlage des Datenschutzes von ivocoPro

Grundsätzlich ist die Verarbeitung personenbezogener Daten innerhalb der EU verboten, es sei denn, ein Gesetz erlaubt sie oder der Betroffene hat in die Datenverarbeitung eingewilligt. In Deutschland regeln das Bundesdatenschutzgesetz und die DSGVO die Rahmenbedingungen des Austauschs personenbezogener Daten, insbesondere hinsichtlich ihres inhaltlichen und zeitlichen Umfangs. Die Arbeitnehmerüberlassung wird im Bundesdatenschutzgesetz explizit erwähnt. Demnach ist der Austausch personenbezogener Daten zum Zwecke der Durchführung der Arbeitnehmerüberlassung gesetzlich erlaubt. Die Weitergabe der Daten an ein weiteres Unternehmen im Verbund ist jedoch hiervon nicht gedeckt. Sie wird erst möglich, wenn eine unterzeichnete Auftragsdatenverarbeitung oder ein Vertrag zwischen den verbundenen Unternehmen als gemeinsam Verantwortliche vereinbart wurde.

Ein kleines Beispiel aus dem Alltag

Wie schnell man ohne vertragliche Übereinkunft an operative Grenzen gerät, verdeutlicht folgendes Beispiel: Stellen Sie sich vor, ein Tochterunternehmen stellt seinem Mutterunternehmen den Leiharbeitnehmer Müller zur Verfügung. Sollte Herr Müller erkranken, würde ihn die Personalabteilung beim Verleiher abmelden. Fehlt es allerdings an einer datenschutzrechtlichen Vereinbarung zwischen Tochterunternehmen und Mutterunternehmen, darf die Personalabteilung des Mutterkonzerns keine Eintragungen zur Person Müller in Online-Anwendungen einsehen, also auch nicht die Abmeldung aus gesundheitlichen Gründen – die Verwirrung wäre groß. Uneingeschränkte Handlungssicherheit ist erst wiederhergestellt, wenn die verbundenen Unternehmen alle nötigen Vereinbarungen geschlossen haben. ivocoPro ist das optimale Tool, diese Vereinbarungen im Sinne des Datenmanagements zu realisieren.

Ihre Vorteile von ivocoPro im Überblick:

  • Weitreichende Individualisierungsmöglichkeiten: ivocoPro erlaubt es Verleihern und Entleihern von Arbeitskräften genauestens zu justieren, welche Daten für wen sichtbar werden.
  • Uneingeschränkte Steuerbarkeit: ivocoPro ermöglicht Ihnen die sichere und routinierte Realisierung Ihrer datenschutzkonformen Vereinbarungen.
  • Digitale Sicherheitsgarantie: ivocoPro wird von einem ganzen Team aus IT-Experten gepflegt, um Sicherheitslücken schon im Voraus auszuschließen.
  • Beidseitige Transparenz: Transparenz und Übersichtlichkeit sind in der DNA von ivocoPro verwirklichte Konzepte, die den Nachvollzug von Datenströmen jederzeit sicherstellen.

ivocoPro erleichtert fast alle Aspekte der Personalüberlassung

Durch das Dokumentenmanagement von ivocoPro können Entleiher und Verleiher alle Bescheinigungen und Nachweise ihrer Einsätze und Mitarbeiter mühelos kontrollieren. Bei kompromissloser Einhaltung aller datenschutzrechtlichen Bestimmungen erlauben die vielseitigen Features von ivocoPro außerdem die ganzheitliche Optimierung Ihres Zeitarbeitsmanagements. Neben der mühelosen Initiierung von Ausschreibung und einem beschleunigten Auswahlverfahren lässt sich die Plattform außerdem für Ihr zentralisiertes Lieferantenmanagement nutzen. Weil ivocoPro außerdem Ihre Auftragsvergaben beschleunigt und Ihre Einsatzplanung übersichtlicher gestaltet, führt das smarte Tool zu einer erheblichen Kostenreduktion Ihrer Verwaltung, Administration und Koordination.

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